Cek Apa yang Terlewat

Menjelang akreditasi, pertanyaan yang paling sering muncul biasanya sederhana: dokumennya sudah lengkap belum? SOP-nya sudah ada belum? Tim sudah siap menghadapi surveior belum?

Masalahnya, fasilitas kesehatan bisa menjawab “sudah” untuk semua pertanyaan itu dan tetap menemukan banyak gap ketika proses akreditasi berjalan.

Karena kesiapan akreditasi bukan hanya soal ada atau tidaknya dokumen. Yang jauh lebih sulit adalah memastikan bahwa orang, proses kerja, tata kelola, dan bukti implementasi benar-benar berjalan sebagai satu sistem.

Ini berlaku baik untuk rumah sakit maupun klinik, meskipun kompleksitas dan standar yang dihadapi keduanya tentu berbeda.

1. Dokumen Bisa Lengkap, Tapi Tim Belum Tentu Paham

Rumah sakit biasanya memiliki struktur organisasi, kebijakan, SOP, dan dokumentasi yang relatif lebih kompleks. Klinik mungkin memiliki sistem yang lebih sederhana. Tetapi keduanya bisa menghadapi masalah yang sama: dokumen dibuat, tetapi tidak benar-benar hidup di lapangan. Staf mengetahui bahwa SOP tersedia, tetapi tidak memahami alasan di balik prosedur tersebut. Pembagian tanggung jawab tertulis jelas, tetapi praktik sehari-hari masih bergantung pada siapa yang sedang bertugas. Sosialisasi pernah dilakukan, tetapi pemahaman antarunit berbeda.

Sebuah studi mengenai implementasi kebijakan akreditasi di Klinik Pratama Polda Jambi menunjukkan pentingnya komunikasi yang berkelanjutan, pemahaman anggota tim, ketersediaan sumber daya, SOP, pembagian tanggung jawab, dan struktur organisasi dalam mendukung proses akreditasi. Artinya, memiliki dokumen adalah satu hal. Membuat seluruh organisasi memahami dan menjalankannya secara konsisten adalah hal lain.

2. Masalah Akreditasi Sering Sebenarnya Masalah Operasional

Ketika fasilitas kesehatan mulai melakukan pemetaan kesiapan, sering kali gap yang ditemukan bukan “masalah akreditasi” dalam arti sempit. Masalahnya bisa berupa alur pasien yang tidak konsisten, Tanggung jawab antar unit tidak jelas. SOP tidak mengikuti cara kerja aktual, data tersedia tetapi sulit ditelusuri, tim mutu bekerja sendiri sementara operasional berjalan dengan prioritas berbeda, atau keputusan penting hanya diketahui oleh beberapa orang tertentu.

Di klinik kecil, masalah ini sering tersembunyi karena operasional banyak berjalan berdasarkan kebiasaan. Selama semua orang saling mengenal, sistem terasa baik-baik saja. Baru ketika proses harus dibuktikan secara konsisten, ketergantungan pada kebiasaan informal mulai terlihat.

Di rumah sakit, tantangannya berbeda. Banyaknya unit, profesi, sistem, dan jalur koordinasi membuat gap kecil di satu bagian bisa berdampak ke bagian lain.

Karena itu, akreditasi sering kali menjadi semacam stress test terhadap cara organisasi bekerja.

3. Kesiapan Bisa Dilihat dari Empat Dimensi

Daripada langsung bertanya, “Berapa persen dokumen yang sudah selesai?”, manajemen bisa mulai dengan empat pertanyaan yang lebih mendasar.

People

• Apakah orang-orang yang menjalankan proses memahami standar dan tanggung jawabnya?
• Apakah sosialisasi hanya dilakukan sekali, atau pemahaman terus diperkuat?
• Apakah pimpinan unit dan staf memiliki persepsi yang sama mengenai apa yang harus dijalankan?

Process

• Apakah alur kerja aktual sesuai dengan SOP?
• Apakah self-assessment dilakukan untuk menemukan gap, bukan sekadar memenuhi checklist?
• Apakah proses yang tertulis bisa benar-benar ditelusuri dari awal sampai akhir?

Governance

• Siapa yang bertanggung jawab ketika ditemukan masalah?
• Apakah peran antarunit jelas?
• Apakah ada mekanisme monitoring dan tindak lanjut?
• Apakah isu mutu berhenti di tim akreditasi, atau menjadi perhatian manajemen?

Evidence

• Apakah organisasi bisa membuktikan bahwa standar benar-benar dijalankan?
• Bukan hanya dengan menunjukkan dokumen, tetapi juga data, catatan implementasi, hasil monitoring, dan bukti perbaikan.
• Empat area ini, People, Process, Governance, dan Evidence bisa menjadi cara sederhana untuk melihat kesiapan secara lebih utuh.

4. Tantangan Baru: Sistem Digital Juga Harus Nyambung dengan Operasi

Fasilitas kesehatan sekarang juga menghadapi dimensi kesiapan lain: digital. Memiliki SIMRS, aplikasi klinik, atau sistem rekam medis elektronik belum otomatis berarti proses digital sudah matang.

Pertanyaannya justru:

• Apakah data antarproses terhubung?
• Apakah informasi dapat ditelusuri?
• Apakah format data konsisten?
• Apakah sistem mendukung kebutuhan pelaporan dan evaluasi?
• Apakah digitalisasi benar-benar membantu proses pelayanan, atau hanya memindahkan formulir kertas ke layar?

Sejumlah sumber industri saat ini banyak membahas interoperabilitas dan integrasi dengan SATUSEHAT sebagai bagian dari kesiapan fasilitas kesehatan. Namun detail kewajiban, mekanisme, dan kaitannya dengan penilaian akreditasi tetap harus merujuk pada ketentuan resmi terbaru. Yang lebih penting bagi manajemen adalah memahami prinsip dasarnya: digital readiness adalah bagian dari operational readiness. Teknologi yang tidak terhubung dengan proses justru dapat menciptakan jenis masalah baru.

5. Rumah Sakit dan Klinik Tidak Bisa Memakai Pendekatan yang Sama Persis

Salah satu risiko dalam persiapan akreditasi adalah menggunakan template yang sama untuk semua fasilitas. Rumah sakit memiliki struktur pelayanan, risiko klinis, SDM, sistem informasi, dan governance yang jauh lebih kompleks dibandingkan Klinik Pratama. Sebaliknya, klinik yang lebih kecil juga memiliki tantangan unik: tim yang terbatas, proses yang sering informal, dokumentasi yang belum matang, dan ketergantungan besar pada pemilik atau beberapa staf kunci. Jadi tujuan gap analysis bukan membuat klinik bekerja seperti rumah sakit atau menyederhanakan rumah sakit seperti klinik.

Tujuannya adalah untuk menemukan:

Di titik mana praktik sehari-hari fasilitas belum konsisten dengan standar dan sistem mutu yang seharusnya berjalan?

6. Akreditasi yang Sehat Dimulai dari Diagnosis, Bukan Deadline

Banyak fasilitas baru bergerak serius ketika jadwal survei sudah dekat. Akibatnya, semua masalah masuk kategori “urgent”.

Dokumen dikejar, pelatihan dipadatkan, SOP diperbaiki sekaligus, tim operasional terganggu, dan manajemen kesulitan membedakan mana gap yang benar-benar kritis dan mana yang bisa diperbaiki bertahap.

Pendekatan yang lebih sehat adalah:

1. Memulai dari diagnosis
2. Melihat kondisi aktual
3. Memetakan gap.
4. Prioritaskan risiko.
5. Perbaiki sistem yang paling lemah.
6. Pastikan perubahan benar-benar berjalan.
7. Baru kemudian uji kesiapan.

Dengan cara ini, akreditasi tidak menjadi proyek besar yang muncul beberapa bulan sekali, tetapi bagian dari proses peningkatan mutu yang sudah berjalan setiap hari.

Pertanyaan yang Lebih Penting Bukan “Apakah Kita Siap Disurvei?”

Pertanyaan yang lebih berguna adalah:

“Kalau survei tidak dilakukan bulan depan, apakah sistem yang sekarang tetap akan kita jalankan dengan cara yang sama?”

Kalau jawabannya iya, berarti akreditasi mulai menjadi bagian dari cara organisasi bekerja. Kalau jawabannya tidak, mungkin masalahnya bukan pada kesiapan menghadapi surveior. Masalahnya ada pada operating system fasilitas kesehatan itu sendiri.

Bagi rumah sakit maupun klinik yang belum yakin posisi kesiapan mereka saat ini, titik awal yang paling rasional bukan menambah dokumen sebanyak mungkin, tetapi melakukan readiness assessment untuk melihat gap pada people, process, governance, dan evidence.

Dari sana, prioritas perbaikan menjadi jauh lebih jelas dan persiapan akreditasi tidak lagi dimulai dari kepanikan, tetapi dari diagnosis.